会前准备过“五关”
任务接收关。接到保障任务后， 应仔细研读会议方案，分析技术保障的重点和难点。与会议承办单位联络人对接，并确认以下信息 ：采用什么会议系统， 分会场地点在哪里，会议是否有视频、PPT 等辅流，分会场是否有发言任务，等等。
会场勘察关。做到“三看”：一看系统， 即看现有视频会议系统能否满足会议需求，如果不能， 则要组织技术研讨会，
讨论能否增加设备及可能存在的风险，确实无法满足会议要求的，及时向承办单位告知实际情况。二看布局，根据会场整体布置，规划显示设备和摄像设备安装摆放的位置。如，会场设置主席台，那么显示设备就需要放置在主席台上，摄像设备放在会场后方。三看灯光， 即看会场的亮度，仔细测量灯光， 确保最佳摄像效果，无法满足摄像要求的应及时调整。
方案制订关。方案制订需要把握以下几点 ：一是确定保障设备，充分利用会议室原有设备，根据会议需要酌情增加电视机、摄像机等，并备份传输线路、信号处理等关键设施设备。二是编辑流程脚本，设计画面显示顺序，编写控制切
换指令，确保会议召开时的显示效果。如， 主席台领导前方的显示设备需播放分会场轮询画面， 当有发言时则需显示发言人特写画面或辅流画面， 同时向主席台下的人员展示。三是设计连接线路， 按照少节点、短连接、多并联的原则设计连接线路，力求线路里程最小、信号传输最可靠。四是规划联调测试， 电视电话会议一般需提前半天或一天调试系统，在会议正式召开前一个小时进行最后一次调试，如果会议流程烦琐、信号切换频繁或分会场有发言任务等，则需要进行多次调试，确保会议系统的稳定运行和会议过程中各个环节衔接流畅。五是制订应急预案，逐个列出可能出现问题的环节，准备好紧急处理方案，
保证出现问题时能快速有效处理。
设备安装关。设备的安装既需注重实效，也需考虑美观。实效是指设备稳、接口紧。终端、矩阵等核心设备须固定在机柜内，摄像设备有三脚架支撑 ；电源线、高清线等线路与设备的连接要紧，线路不能直角弯折。美观则要求设备摆放整齐、线路整齐划一，尤其是移动小电视既要低于桌子下沿保证摄影效果，也要倾斜角度适中保证观看体验，如果小电视较多，摆放时需保持间隔距离一致、左右对称。
系统联调关。一是测试系统性能。重点查看各分会场上传到主会场的画面质量，避免出现马赛克或卡顿现象。如果会议有辅流，应发送至各个会场观看，测试辅流的发送与接收是否正常。二是调整摄像画面。会场摄像画面必须清晰明亮，主席台领导和分会场人员的席卡名字应清晰可见，分会场第一排出镜领导应为三人或五人，发言人特写镜头的背景应干净简洁。三是调试话筒声音。会议应使用指向型有线话筒，声音大小适中，不能有回声、断字等。当分会场有发言任务时，应单独调测该会场话筒的声音效果。四是查看分会场布局。要做到分会场桌椅摆
放整齐，桌面保持整洁 ；会议席卡统一颜色、字体和大小 ；
会议室背景不花哨、不杂乱。五是演练流程操作。当点名某个分会场发言时，分会场保障人员提前 10 秒切换到单人特写画面，等发言结束后重新切换回原先画面。如果有多个分会场连续发言并都有辅流上传至主会场，每个分会场应在发言人发言之前 2 ～ 3 秒发送辅流。