数据库打破信息孤岛
会议调研筹备经常会遇到前期所需资料信息分散、查阅难的问题。为此，我们建设了基于云平台的会议调研活动数据库，实现会议调研活动数据统一管理、相关专业数据共享。数据库有三个特点。
数 据 量 更大 。 主要体现在：信息全面，包括公司内外部人员、会议场所、调研点位等；内容详细，如人员信息包
自动编排排版格式、字体段落、行距基础版语句出发、到达调研、会议对外版人员称呼发送通知人员排序活动分工活动流线信息校核 编辑活动方案工作流程图生成材料会议议程人员名单领导简介获取数据系统数据基础数据生成方案根据用途生成不同版本短信内网邮件人工搜集信息通知版细化版网络数据
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用场景，如明确不同场合、语境下如何选择人员称呼，人员座次排序与其所在单位、职级之间关系等，为智能生成会议材料、编写活动方案等打下基础。
数据使用更便捷。 数据库检索功能灵活 ，支持资料名称 、时间 、地点 、人员等多维度查询检索，实现资料更好查 。同时 ，可一键导出通讯录 、人员简历等多种文档材料，实现资料更好用。对敏感信息进行加密处理，严控公开范围，实现资料保管更安全。
智能平台实现一步到位
在数据库基础上进一步构建管理系统，真正做到服务会议调研活动筹备工作，确保各项任务迅速完成。
方案编写“一次成”。 一份好的方案需要内容完整准确。比如，统计人员名单要掌握姓名、职务，安排行程要查路线、算时间等，这些工作看似简单却马虎不得。利用系统编写方案，工作人员只需输入时间 、地点 、人员等基本信息，系统即按照预设模板自动运行，其中人员信息来自数据库导入，行程时间自动计算，版式整齐规范，稍加完善描述性语言即可出稿，编写效率大
幅提高。
要素信息“一步改”。 活动中时间、地点、人员三项要素信息容易受外部不可控因素影响 ，特别是在时间紧急的情况下，如何及时调整有关安排、修订材料，对工作人员来说是一项巨大挑战。比如，前一环节活动时间变化，后续活动时间安排都需要重新计算调整；参加人员变化，既要全面检查修改活动方案、人员名单等，又要及时调整席次座位。利用系统，当活动安排出现变化时 ，工作人员只需修改一次，系统立即更新方案全文和相关材料，避免出现关键信息前后不一致、日期时间错误等情况，工作人员可据此做好工作安排。
通知发送“一键达”。 确保通知及时准确发送十分关键。人工发送通知容易漏发错发，有时需电话提醒确认，费时费力。系统设置一键发送通知功能，可根据方案自动确定通知范围，操作简单流畅，有效避免漏发错发；也可发送邮件通知并通过手机短信提醒，确保通知到位 ；还可根据需要，发送会议材料、提示短信等。
材料编写“一秒出”。 无论是收集参加人员回执还是整理会议材料，都会产生较大工
作量。系统可将来自不同部门单位的参会回执自动汇为一张表单，既能规范人员排序，又能自动纠错；可一键生成会议议程、参会名单、电子会标、座位图等会议材料；也可将收到的若干汇报材料按需合并为一套材料汇编，既省时省力，又可确保内容准确。