（作者单位：辽宁大连市旅顺口区发展和改革局）
责任编辑／李恒建
42 2021.07
会议活动组织实施的三种思维方法
◎文/ 王嘉昊
容分析法、时间分析法进行梳理。 会议活动筹备组织过程中，可以尝试通过要素分析法、内
会议活动要素分析法
人 材 物
参会代表参会所需物品会场所需物品驻地所需物品参会领导（含较为重要的嘉宾）邀请通知迎送服务人员领导讲话主持词
会议议程
通知报名和报到会议要求会议材料组织人员会议现场服务人员会议住地服务人员新闻记者会议发言材料会议有关文件
会前汇报及背景材料席次图
会议人员通讯录新闻宣传稿
其他会议所需材料
图①
话、与参会代表合影。那么，我们一要通知参会领导会议时间地点等事项，准备好请柬、车证等必备物品，确保参会领导按时到会 ；二要起草报批主持词、讲话稿等会议材料，确保顺利开会 ；三要根据参会领导情况进行席次和合影次序安排等，确保圆满完成。
从整个会议筹备角度看，要素分析是基础，是一种网络状、多中心的分析方法，“人、材、物”等各种要素梳理过程中会有交叉和联系，有利于各要素互相查遗补缺，比较适用于筹备时间充足、较为复杂的大型会议活动。
在“人、材、物”等各要素中，要特别关注小众群体。大型会议活动，特别是全国性会议活动，往往涉及很多参会人员，分别具有不同特点和任务，需要我们予以关注。如，有具体任务的参会代表联系方式是否畅通，是否需要特别提醒。此外，在当前疫情防控常
态化背景下，还应该关注疫情防控工作方案的制订，是否有与会人员来自中高风险地区等。
内容分析法
内容分析法是从呈现会议精神和主题这一目的出发进行梳理，是一种单中心的分析法。基本思路是确定会议活动主题、确定会议活动环节，进而分析每一环节的要素和注意事项，如图②。
以常见的总结表彰会为例，当我们明确会议主题是对某项工作或某一时期的工作进行总结表彰，就要围绕这一主题谋划会议内容和环节，包括报名报到、颁奖仪式、典型发言、新闻报道等， 进而分析会期几天、规模多大、谁来参加。大的框架和主要环节确定以后，再回到“要素分析法”中提到的思路，逐一分析这些环节涉及哪些“人、材、物”要素。如颁奖仪式涉及人的要素有颁奖（领导）嘉宾、领奖代表、引导和服务人员等。材料方面， 颁奖环节涉及主持词、领奖代表简介、颁奖次序图等材料。物的方面，涉及会场、主席台、奖品等。
此方法要求所有“人、材、物”的设置都服务于会议内容和主题，对会议内容不断地进行思考，直到每一个环节所需的“人、材、物”齐备为止。
确定会议主题是体现会议主题确定内容会议环节会议完成检查环节要素否
图②
1. 做好离会服务2. 开始档案归档3. 开始结算等工作1. 列出任务清单2. 任务分配到人3. 进行要素分析4. 落实参会人员1. 督促人员到会2. 做好会场布置3. 及时运抵物资4. 做好现场迎送5. 做好会场服务1. 复盘任务清单，进行要素分析，逐一销项2. 落实“吃住行”等会议活动安排3. 印制完成会议文件、会议材料等4. 落实会议会场 图③前3天 前2天 前1天 当天 后1天
时间分析法
时间分析法是一种平推式的分析方法，比较适用于筹备时间较短、任务紧急的情况，或者用于会议活动即将开始时查遗补缺。简单来说，就是根据既定的会期，倒排工期，安排和检查工作任务。
以召开一个专题研讨会为例，在距离会议正式召开 2 至3 天的时候，采用时间分析法安排筹备工作。如图③所示，首先分析每一天必须要完成的任务，列出任务清单和责任人，由任务铺开分析所需“人、材、物”，每天“销项”，推进工作。时间分析法其实是在每一个时间周期都进行内容分析和要素分析。
要特别注意，会议活动中任一要素的改变，都可能导致整个会议活动安排的调整。如，与会领导的调整可能会带来主席台席次、颁奖对位、主持词、讲话及发言、车证请柬补发等一系列工作调整，需要各个点位的工作人员知悉。这就需要设置信息中枢，任一要素调整，都要通过信息中枢第一时间向各个点位发出通知。同时，要重新检查时间轴上各个点位的安排，确保不出纰漏。