〔作者单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司〕
责任编辑／李恒建
突发事件专题档案管理基本方法
◎文/ 刘晓春 徐早祥
突发事件档案是各级党委和政府在应对处置突发事件中直接形成的具有保存价值的原始记录，包括文字、图表、声像等不同形式。新冠肺炎疫情防控期间，湖北省档案部门认真贯彻落实习近平总书记重要指示精神，采取有效措施，加强疫情防控档案资料收集管理，对突发事件专题档案管理方法进行了有益探索。
工作机制上做到“三专”
突发事件的突然性、偶然性决定了其档案形成呈现出阶段性、分散性、多样性的特点，增加
了相关档案管理难度，档案部门、有关单位应当提前介入、及时跟进、加强指导。
一是选派专人跟进。突发事件的主管部门，是突发事件专题档案形成数量最大、重要程度最高的核心部门，档案部门提前介入，选派专人参与、指导相关单位档案工作，往往能起到事半功倍的效果。新冠肺炎疫情防控初期，省档案馆作为省疫情防控领导小组成员单位积极开展工作，选派政治素质高、业务能力强的干部直接参与省疫情防控指挥部档案收集、归类、整理等相关工作。各地档案部门指定专人参与本地区疫情防控
专题18 2021.09
求执行。鉴定、销毁等工作应当按照传统档案管理工作有关要求和程序进行，销毁时应彻底删除电子公文，并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。利用、移交、鉴定、销毁要建立完善、可行的工作流机制，通过预先设计好的条件和流程开展工作，不再依赖线下支持。
解决长期安全保存问题主要包括存储、备份、转换与迁移等管理要求。存储要求采用规范的存储结构，基本要求与归档信息包一致，以保证电子公文不依赖特定管理系统仍旧可以维持整理结果和关联关系。备份要求统筹制定备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施近线备份、离线备份，有条件的可以异地进行容灾备份。转
换和迁移是在存储格式存在风险、离线存储介质需要更换、系统升级改造等情况下转换载体、转换格式，或者从一个系统转移到另一个系统的过程。转换迁移工作应当参照《信息与文献——数字档案转换和迁移过程》（ISO 13008—2012）等标准实施。
总之，电子公文归档和管理是基于系统、在线完成的档案管理工作，要坚持管理与技术并重，兼顾业务和信息化需求，把握好“三个关键”，推动工作尽快取得新成效。