办公室公章、资质管理信息化探索
◎文/ 杨 涛
用一张表单实现一体化管理，由过去粗放式管理模式，转为集约型、信息化管理模式。用一张表单实现一体化管理，由过去粗放式管理模式，转为集约型、信息化管理模式。
办公室公章、资质管理申请表保存 驳回 确认 帮助办公室公章、资质管理申请表保存 驳回 确认 帮助申请单位申请人联系电话申请日期办理事宜使用公章使用资质事由及文件去向本单位领导意见主管部门领导意见企业管理层意见鉴印员办理情况用印文件电子版申请单位申请人联系电话申请日期办理事宜使用公章使用资质事由及文件去向本单位领导意见主管部门领导意见企业管理层意见鉴印员办理情况用印文件电子版全面推进办公室工作信息化建设，是树立科学理念、构建创新型办公室的迫切需要，也是对办公室工作人员的行动要求。探索、推进办公室工作信息化建设，不能局限于业务实施运用计算机手段，更应从管理理念、思维方式、技术手段多样性等方面考虑，全面推进工作方式转变。以办公室公章、资质管理来说，有管理种类数量多、使用频率高、手续较烦琐、风险隐患大等特点，需要转变工作方式，由过去粗放式管理模式，转为集约型、信息化管理模式。
用一张表单实现一体化管理
办公室公章、资质管理可效仿“一条鞭法”的做法。“一
条鞭法”是明朝政治家张居正为改变赋税种类繁多、手续复杂的一种经济手段，即将各种税赋、徭役统一折合成现银一次性交清。这种管理方法的最大好处在于，实现一体化管理，大大提升了管理效率。办公室公章、资质管理，也可将各项
业务统一制成一张表单，即《办公室公章、资质管理申请表》
（见下表），改变过去公章、资质“分散管理”的局面。关于表单设计和制作，有几点注意事项 ：（1）“办理事宜”一栏，公章、资质可根据实际情况设置选项 ；（2）“申请单位”“申
守正创新（作者：复旦大学新闻学院教授，上海市书法家协会会员 沈国麟）守正创新（作者：复旦大学新闻学院教授，上海市书法家协会会员 沈国麟）请人”“联系电话”“申请日期”“事由及文件去向”为固定栏，其他内容可根据实际情况选择性地增减 ；（3）为更好指导申请人使用，“帮助”选项可根据申请人办理的不同业务设置索引式教程。（4）用印文件电子版既作为各级领导审批依据，也可作为鉴印员核对凭证。审批流程结束后，用印文件电子版将留存在服务器中，便于后续追溯、查询。
信息化提升和应用
按照以上管理和表单设计、制作思路，办公室与信息化管理部门通力合作，开发了信息化审批流程。但在应用过程中，遇到一些问题，我们有针对性地采取相应解决措施 ：
关于审批部门不完善的问题。在原审批流程中，主管部门审批项设置为单一部门，但当进行有重合、交叉业务的审批时，则不再适用。可从以下途径解决 ：一是在审批流程中增加用印类型，分门别类进行审批 ；二是增加会审部门，例如协议类、授权类用印文件，增加法律顾问审批环节。
关于审批不及时的问题。为防止领导出差等造成的审批延迟，增加授权委托的方
式，即企业管理层与其分管部门领导签订公章使用授权委托书，对于日常性业务授权其代为行使审批权限，使管理流程
更扁平化。