优化会议管理
◎◎文/ 朱云鹤 薛兴远
中国电信集团有限公司（以下简称“中国电信”）坚持数字化转型，持续优化会议管理，创新用“三个明确”推动会议管理取得良好效果。
树理念，明确管理思路。明晰侧重，开展分类管理。决策类会议指涉及重要事项研判决策的会议，对这类会议侧重规范性管理，进一步完善会议制度、细化议事清单、优化决策流程、健全督办台账。部署类会议指以传达部署工作为目
的，对这类会议侧重制度约束，加强对会议预算、时长、规模、形式等具体的约束，会前下发材料，会后强化落实，切实提升传达部署质量。研讨类会议是干部员工沟通交流的有效方法，对这类会议侧重效率提升，以解决实际问题为目的。全面覆盖，开展分级管理。集团办公室牵头搭建交流平台，构建三级、四级单位可直接参与的扁平化交流模式，第一时间发现存在的问题并及时向上级单位反馈。同时，明确各级单位仅向下一级提出指导意见，避免跨级指导。横向对标，开展分区管理。中国电信下设 40多个二级单位，各单位在执行上级单位的会议管理要求时有一定偏差。鉴于此，我们综合考虑职责定位、业务范围、人员规模等情况，将二级单位分为 7 个工作组，按区域制定差异化管理目标和落实举措，推动管理更加科学、高效。
优方法，明确工具手段。持续推广无纸化会议系统。我们自主研发了基于移动端的无纸化系统，具有会议材料一键上传、点对点分发、历史会议回看、记录自动生成等功能，既便于参会人员查看文件，又大大减轻会务组织的工作量。相比以往，中国电信每年在总部层面可减少上万份、超 40万页材料的印制，在提高会议
组织效率的同时做到绿色办会。持续优化视频会议系统。视频分会场虽实现了远程参会，但仍要求参会者在本地集中。我们每次召开视频会议均有参会者无法前往分会场集中参会的情况。为此，我们将自研的会议系统与传统高清视频会议系统实现物理打通，既支持集中会议室视频接入，又支持个人终端无时空限制接入。
立标准，明确复用模式。形成标准化流程。标准化的流程可降低因人员变动造成的临时性管理缺位风险。我们将会议管理关键点规范化，形成“申请、通知、组织、召开、传达、复盘”的标准化工作流程，管理人员只需登录会议系统即可按流程、按要求开展管控，降低管理风险。形成可推广模式。我们将会议管理的好经验、好做法，总结形成了 6 种会议场景模板，供各级单位使用，并总结提炼工作模式向集团外部输出。截至 2022 年底，中国电信的会议管理模式和信息系统已为 50 多家大中型企业赋能，并全力保障国家部委和大型央企主办的多场国内外重要会议顺利召开，为经济社会发展赋智。