全流程做好专题会议组织服务
文/ 河北雄安新区党政办公室
在习近平总书记亲自决策、亲自部署、亲自推动下，雄安新区这座未来之城 ，正阔步向我们走来。8年来，从“一块地”到“一张图”再到“ 一座城 ” ，中国式现代化建设的雄安实践不断谱写新篇章。雄安新区从无到有、从蓝图到实景，大量前所未有的新情况、新问题需要开专题会议研究解决。议题种类繁多、专业性强 ，会议密集紧凑 、涉及面广，对会务部门提出很高要求。雄安新区党政办公室着力加强对专题会议的系统性总结、规律性研究，在实践中探索形成了覆盖议题谋划、前期筹备、会议组织、会后复盘的专题会议组织服务工作机制。
精心谋划重统筹
做好议题的统筹谋划，明确优先序、把握时度效。
重要议题及早谋划。对照党中央决策部署和省委、省政府、新区党工委管委会工作要求，动态跟踪贯彻落实情况，主动谋划需上会研究的重要议题。比如，对照习近平总书记有关重要讲话和重要指示批示贯彻落实情况台账，梳理任务清单，建立重点议题库，排出时间序，打好提前量，定期提请专题会议研究，确保重点议题不漏报、不迟报。
领导点题跟进谋划。有关负责同志在会议调研等不同场合，经常根据情况要求专题研究某一事项。对此，会务人员要第一时间做好记录，并与相关部门进行沟通确认，了解工作进展情况，初步沟通上会时间，跟踪提醒责任单位做好准备工作，议题成熟后即安排上会。
部门报题统筹谋划。对部门提请专题会议研究的事项，
严格把好上会关口。认真核实议题前期协商研究是否充分，特别是对涉及多个部门的，加强信息共享，确保达成一致。严格议题提报程序，督促相关部门规范填报议题申请单，并提供审批材料，做到不必要上会的不上，不成熟的不上。同时，综合考虑议题时效性和新区工作大局，统筹安排会议时间。
灵活组织求实效
专题会议坚持问题导向和需求导向，务求实效，会议组织形式相对灵活。
会议形式不拘一格。跳出常规会议形式，根据不同议题灵活组织会议。比如，党工委管委会固定每月末专题听取重点片区项目建设情况，我们将实地调研与专题会议“打包”组织，调研结束后立即召开专
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题会议，这样便于把问题研究透、把措施提精准。
参会人员科学加减。很多议题牵涉面广，需要不同部门发表意见。比如，在研究某组团道路规划时，最初计划只安排交通、规划部门参会，后考虑该区域集中安排一批疏解过来的高校、医院，又增加安排教育、卫健等单位负责同志参会。工作中我们研究实行参会人员“加减法”制度，拿初步方案时先将涉及的参会单位全部纳入，再深入核定关联性，精简无关人员 ，做到范围得当。
会议时间见缝插针。 雄安新区实行大部制、扁平化管理，新区领导和部门负责同志分管条线多，有些议题还涉及外地单位，时间安排难度大。对此，尽可能预留弹性时间，与会议涉及部门单位密切沟通，达成一致便见缝插针安排会议。在邀请外地专家、疏解单位有关负责同志参会时，则优先考虑他们的时间安排。
主动服务强保障
专题会议现场，会务人员既要习惯于“隐形”，更要有“主场”意识，全方位做好会场服务。
有备无患。实行会场要素检查清单制度，会前由会议处
负责同志分别进行对照检查，确保设备、材料等均调试、准备到位 。同时 ，强化底线思维，做好突发情况预案。
靠前服务。 会中紧盯现场，必要时主动上前服务。召开多议题专题会议时，做好会序衔接，精准预估不同议题会议时间，组织下一个议题参会人员按时候会，既避免参会人员等候时间过长，又防止人员不齐，影响会议效率。
严肃会纪。专题会议研究事项一般尚在酝酿中，内容敏感，必须严控知悉范围。会前严格按照既定范围核查会场人员，杜绝无关人员听会。如会议议题涉密，监督参会人员将手机、带有录音录像功能的电子设备等妥善存放，视情设置信号屏蔽设备，防范失泄密风险。会议进行中严禁无关人员随意进出会场，对需临时递送文件的，安排专人递送。
注重复盘促提升
会议结束不等于会务工作结束，认真完成纪要起草，做好总结复盘，持续研究学习，方能形成会务工作闭环。
做好会议纪要。 多措并举提升会议纪要起草质效，安排纪要起草人员、会议记录人员、部门业务人员认真记录，会后交叉比对，确保内容全。
起草过程中与相关部门密切沟通，充分听取意见建议，强化分级把关，确保信息准。梳理同类型会议纪要重要概念、专业术语、常用表述等，形成可供借鉴、便于沿用的模板，确保速度快。
完善工作制度。持续完善专题会议办会规范，分别制作不同类型专题会议操作手册，确保新人对照手册就能上手。定期开展专题会议全方位全流程复盘，细致分析会议组织情况和问题失误，建立负面清单，及时将易错风险点纳入会前检查清单。强化交叉核对，对会议方案、会场布置、会议纪要等关键环节进行多人校核，最大限度避免出现差错。
强化学习提升。建立完善学习制度，及时跟进学习习近平总书记重要讲话和重要指示批示精神，深入学习党中央和省、新区有关决策部署以及新区承接疏解、规划建设、产业发展等方面政策规定，不断提升办会人员政策理论水平。专题会议前组织办会人员和纪要起草人员研究相关工作背景、进展及部门汇报材料，在把关材料的同时提升素养，为进一步做好工作夯实基础。
（执笔：孟宪术 翟斌皓）