四字妙招做好批示件办理工作
◎文/ 郑飞平 王超超
务求“严”，跟踪反馈务求“实”。 收文办理务求“快”，拟办意见务求“准”，办件流程
批示件办理有关材料
别标注。如上级要求上报参会名单的呈签件，办理中就要特别标注会议时间、地点及内容等重要事项，方便领导签批。
呈报审签“快”。分清轻重缓急，及时报送相应领导。遇到领导外出无法批阅等情况，可结合呈件的紧急程度和涉密情形采取实地送达或者电话汇报，以最大可能节约办件时间，提升办件效率。
流转分发“快”。领导签阅完成后，要认真研读、迅速流转。对于个别不清晰不好辨认的字迹，切不可想当然进行办理，必要时应当面请示确认。分发过程中，及时通知承办单位取件，并做好签收 ；也可以通过传真、公文流转系统进行分发，分发后及时电话告知承办单位收件。主要领导给分管领导的批示件，应立即送达到位，避免领导沟通时不知情。
2021.07 37
拟办意见务求“准”
拟办意见需要根据来文主体、内容和诉求，精准、翔实、规范提出，必要时需及时和有关部门对接沟通，确保拟办意见不出差错。
呈送对象“准”。 要准确区分批文领导 ，在拟办意见中明确清晰体现，切不可出现为求简单省事，敷衍含糊体现。如关于某项具体工作的请示件，在拟办意见中，就要写明呈请分管该项工作的领导阅示，而不能以简单句式“呈送领导阅示”替代。
责任主体“准”。 责任划分关系到工作落实，是拟办意见中最为重要的部分。在提出拟办意见前，要吃透文件内容，准确区分部门（单位）的职责职能，涉及职能交叉的，要根据关联程度和以往工作惯例 ，合理 明确牵头部 门（单位）和配合部门（单位）。
措辞表述“准”。 拟办意见 中 的一些常用词语 ，容易混淆使用，需要严格区分、精准使用。如“审示”和“阅示”，看似差不多，实则含义不同。一般情况下，“审示”多用于发文的拟办意见 ，而“阅示”多用于收文的拟办意见 ，因为收文多为上级单位来文 ，一般不存在 “ 审 ” 的
问题 ，只需要 “ 阅 ” ，而发文则既需要 “ 阅 ” ，更需要“审”。
办件流程务求“严”
办理领导批示件既要高效及时，更要细致严谨，谨慎精准把控每一步流程。
呈送顺序“严”。来文呈送领导时，要按照上级来文由职务高到职务低、下级来文由职务低到职务高的顺序，逐级进行呈送。
知悉范围“严”。 把握工作需要和知悉范围最小化原则，要采取直传方式传阅，不得横向传阅。办理未定密但内容不宜传播的普通批件，要在批示件上加盖“严禁复印”章 ，提醒领件人做好签收登记，严禁传播、复印或随意扩大领导批示阅知范围。
文件保管“严”。对于涉密文件，每天下班前都必须入柜上锁，存放在符合安全保密要求的场所。办理完成后，需及时清退、销毁、归档。遇到借阅、复印涉密文件等情况，要严格履行报批登记手续后，按程序办理。流转中的工作秘密，也应按照规定做好保密工作。
跟踪反馈务求“实”
批示件办理要重“转”更
重“督”，把办理的“后半篇文章”做足做实。
及时电话督。针对批示件中要求及时反馈或领导临时、口头交办的工作，要通过电话询问了解的方式进行督办，并详细做好书面记录。如领导在“××市城镇就业人员平均工资情况汇报”一件上就某组数据存疑并指示“立即核实”，就需即刻电话对接统计部门核准数据后汇报领导。
实时书面督。针对一些阶段性强的工作，要采用下发书面《督办函》的形式，要求责任单位在规定时限内上报落实情况，及时了解掌握工作实时进展情况。如关于某项目建设进展情况的批示件，就需经办人员及时对接责任单位，下发《督办函》， 要求其相应工作日内上报书面进展情况。
适时实地督。对一些情况复杂、落实时间较长的领导批示件，可采取专项督查、抽样督查及联合督查方式，深入现场一线进行实地督办。如关于某地生态环境保护督察的批示件，落实起来并非一朝一夕可见成效 ，就需赴一线实地督办，必要时还可进行暗访，以更好推动工作落实。