什么情况需要写办文说明?
办文说明的主要作用是阐 明公文的背景意图、解释争议 点或特殊考量、明确政策依据、 提供惯例做法和兄弟省份的经 验，帮助领导掌握必要的决策 信息。一般而言，需要撰写办 文说明的情况包括但不限于以 下几方面。
出台重要政策文件。制定 或修订涉及面广、影响深远的 政策、法规等文件时，附加办 文说明解释政策背景、主要变 化、预期影响等，可以帮助领
导更好审阅公文。比如，省教 育厅在制定中小学学校食堂食 品安全监督管理办法时，撰写 办文说明解释该办法出台的背 景为：“为规范中小学食堂食 品安全监管，堵塞漏洞、补齐 短板，切实解决群众当前关心 的急难愁盼问题，根据省纪委 监委关于中小学食堂食品安全 ‘点题整治’工作部署，专门 制定该办法。”
审核办理专业性较强的 文件。当文件内容涉及专业性 较强的领域时，办文说明应使 用通俗易懂的语言解释专业概 念。比如，在审核生态环境类 稿件时，有的文件稿包含蓝色 碳汇、持久性有机物污染、智 慧环保等专业概念，就需要对 这些概念进行解释，以便审阅。
审核办理存在意见分歧的 文 件。若办文过程中相关部门 存在不同意见，办文说明需重
点说明征求意见的范围、主要 分歧及其原因、协调解决情况、 采纳意见或不予采纳的原因。 比如，在报审某县纪念馆展陈 方案时，上级部门反馈该展陈 主题相关表述“似不够准确”。 为明晰史实、得出准确结论， 办文部门征求专家学者和省直 机关意见、走访调研并查阅历 史文献，经过反复论证并报上 级部门认可，最终达成一致意 见，这一过程就需要进行说明。
办文说明怎么写?
吃透公文的背景、内容、 精神实质等，撰写办文说明才 能有的放矢，通常考虑以下几 方面。
找准政策规定，提供决策 依据。撰写办文说明之前，应 深人研究审签事项是否符合相 关法律法规和政策规定，在办
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文说明中明确列出办文所依据 的上位法、上级文件。要说明 领导批示、会议研究情况以及 文件稿修改的相关内容，为领 导审签提供清晰参考。比如， 审核省生态文明建设年度实施 计划时，在办文说明中专门阐 明政策依据为：“根据省《生 态文明建设促进条例》关于‘县 级以上地方人民政府应当将生 态文明建设规划纳人国民经济 和社会发展规划，编制本行政 区域生态建设规划及其年度实 施计划，确定年度目标和责任’ 的要求，制定该实施计划。该
文件稿已经省政府常务会议研 究，并根据会议精神作了相应 修改。”
尊重部门意见，注重协 商协调。涉及领域宽、内容 广的办文，需要多方征求相关 业务部门意见。业务部门提出 的专业性意见， 一般应该采 纳。如果不予采纳，应有充分 依据。如几个业务部门意见不 一致、业务部门与承办部门意 见不一致，可以通过会议、电 话、发函等方式协商，力求达 成一致。应详细说明征求了哪 些单位意见，收到多少条意见 建议，采纳与未采纳的情况及 理由。比如，某份文件涉及多 个部门，牵头部门报审时撰写 了办文说明，指出“经征集金 融办、发改委、教育局、工信 局等25个单位和相关县(市、
区)意见，综合形成了文件稿。 共征求意见128条，120条采 纳，8条不予采纳。不采纳原 因为 … … “”。
查找档案资料，学习以往 做法。对于一些常规事项，工 作惯例往往有重要的参考价 值，应注意参考借鉴。比如， 省党代会是每五年召开一次的 重要会议。根据安排，相关部 门需要撰写、分发一系列会议 材料。在制作会议材料、撰写 印发方案时，可以通过查找历 届党代会的相关资料，对比当 前实际情况，形成工作方案， 撰写办文说明，同时可附上相 关历史资料，辅助领导审阅。
借鉴经验做法，对比参考 吸收。面对新情况、新问题， 可以借鉴兄弟省份和单位的做 法。比如，某市委拟成立专门 议事协调机构，但领导对该议 事协调机构的组织框架和成员 单位尚无明确意见。该市委办 经办人员对周边地市该类议事 协调机构情况进行咨询梳理， 形成了多套方案，并在办文说 明中对不同方案进行分析，最 终形成建议方案。
注重新旧对比，说明变化 情 况。办文时创新条款要格外 关注，需要在办文说明中予以 说明。比如，修订文件，需系 统说明主要修改内容、原因、 预期影响等，以便领导通过对 比分析，对新规定的必要性、
合理性作出判断。
写办文说明应该注意什么?
办文说明属于辅助性材 料，不能替代正式文件，也不 应过多包含文件本身的内容。 应注意把握以下几方面。
规范使用公文语言。表述 应规范严谨、准确恰当、言简 意赅，用简洁的语言表达清晰、 完整、准确的意见，涉及人名、 地名、时间、数字等要素应精 准无误。始终紧扣核心内容和 审批需要，不简单罗列标题， 避免内容泛化，不阐述常规签 发程序。
确保立论依据充分。每 个论点都要有事实依据或政策 依据支撑，并形成逻辑严密的 “依据链”,切实增强论证说服 力。立论应避免出现个人主观 看法，不说无依据、凭猜测的 话，观点鲜明无歧义。
提出切实可行建议。所提 建议应呼应文件、切实可行， 确保党中央部署及省市工作要 求在本地区本部门具体工作中 得到有效落实。要克服主观主 义和惯性思维，防止机械照搬 的“一刀切”做法，切实提升 工作的针对性、实效性。些