电子公文归档与管理要把握好“三个关键”
◎文/ 丁德胜
电子公文是机关单位最为普遍的一类电子文件。推进电子公文归档与管理工作，对于实现电子公文全程管理、打通机关单位信息化建设“最后一公里”具有重要意义；同时，也可以触类旁通，为其他类型电子文件管理提供借鉴。开展电子公文归档和管理工作，要按照《党政机关电子公文处理工作办法》、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等要求，把握好“三个关键”。
把握好系统这个关键前提
电子公文归档与管理要基于电子公文系统、归档接口和电子档案管理系统实现，即由电子公文系统对电子公文进行收集和整理，通过归档接
口将数据移交给电子档案管理系统，再由电子档案管理系统接收并进行管理。三者各有分工，协同配合，缺一不可。
从功能要求上来说，电子公文系统要会“整”，具备归档功能，通过内置分类方案、归档范围与保管期限表等工具和整理规则，能够按照档案管理要求自动或半自动完成电子公文及其元数据的收集与整理工作；归档接口要会“交”，能够通过信息包方式实现数据交换，以在电子公文系统设计推送接口或者在电子档案管理系统设计捕获接口的形式，将电子公文及元数据移交给电子档案管理系统；电子档案管理系统要会“管”，能够完成接收并基于系统开展之后所有的业务管理工作，如保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交等。这些功能能不
专题16 2021.09
能实现、实现得好不好会直接影响电子公文归档和管理工作水平。比如，完善的系统能够以“最多点一次”的方式实现一键归档、一键移交或者在系统后台自动完成检测、登记等，但未经优化的系统需要复杂操作才能完成一项简单任务，工作效能高下立判。因此，要高度重视系统这个关键前提，以智能化、智慧化为目标把系统建设好，以尽可能少的人工干预保质高效完成电子公文归档和管理工作。