录音录像档案管理“五要诀”
◎文/ 王其武 毛海帆
录音录像档案以声音和影像为主要呈现方式，能如实记录、形象反映各单位履行职能的主要过程。我们可以从思路清晰、收集齐全、整理著录规范、归档及时和保管利用安全等“五要诀”着手，推动录音录像档案的规范管理。
思路清晰
明确职责分工。 文件形成部门负责收集、整理、著录和移交归档等；档案部门负责制定录音录像档案管理制度，指导文件形成部门按要求做好相关工作，同时负责档案的接收、保存、保管、利用、统计、移交等；信息化部门负责为相关部门配备相应的网络基础设施，对电子档案管理系统（以下简称“管理系统”）建设、落实安全防护等提供整体技术支持；保密部门负责监督涉密档案的保密管理。
以电子文件管理为主线开展数字和传统载体录音录像档案工作。一是原则上从收集到移交全过程，各项管理工作都要围绕电子文件、依托管
理系统展开；要建立相适应的档案管理制度、网络基础设施，通过网络安全等级保护或分级保护统筹落实电子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盘、各类磁带等可脱机原始载体生成文件的，文件形成部门要将其转换为电子文件后再予以收集；原始载体是否归档由文件形成部门自行决定，归档前后的管理可参照离线备份载体管理要求执行。
收集齐全
明确收集范围。要在档案管理制度中明确录音录像电子文件的收集范围，记录本单位履行主要职能和基本历史面貌的文件都应纳入其中；重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应同步收集、归档。
收集要符合制度规定。要按照制度明确的收集范围和归档文件格式开展转换、存储、挑选等收集工作。从摄录设备、原始载体中转换出来的录音录像电子文件，以及后期编辑制作、能如实
专题20 2021.09
反映客观事实的录像电子文件，要齐全完整地、以归档文件格式存储在管理系统终端计算机中。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等，音频采样频率不低于44.1kHz；录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps。经挑选留存的录音录像电子文件应客观、系统、清晰地反映工作主题。