整理著录规范
整理已收集录音录像电子文件可分两步：首先，在终端计算机存储器（非系统盘）中，按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分类方法逐级建立、命名文件夹；同一活动形成多个此类文件时，还可再建下一级文件夹，并用活动名称命名，如，D：\录音录像电子文件 \2020\永久\安全生产工作先进单位和先进个人表彰大会\。其次，明确划分文件的保管期限，将相应文件集中存储在最低一级文件夹中，如，把 2020年形成的、保管期限为永久的全部文件存储在“永久”文件夹中，即D：\录音录像电子文件 \2020\永久\。
要在整理基础上尽早开展著录工作。首先，将文件逐条上传、挂接到管理系统，由管理系统按照内置规则（如档号编制规则）自动排序、命名，自动著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、技术参数、时长、摄录日期、计算机文件名和文件大小等元数据。其次，著录人员要在管理系统中以手工和半自动化方式著录题名、责任者、摄录者、保管期限、活动名称和描述、密级等元数据，活动的宣传报道可作为重要素材。
归档及时
录音录像电子文件一般自形成起3个月内要向档案部门移交归档，最迟不能超过次年6月。文件形成部门在管理系统中以在线方式提交归档，由管理系统自动完成并记录清点、“四性”
鉴定等程序性工作；档案部门对照清点、鉴定结果，对拟归档电子文件的整理、著录成果等进行审核，确认无误后，管理系统即可完成登记、填写登记表等程序性工作，并为录音录像电子档案编制档号，正式归入电子档案库，与其他门类电子档案一并进行集成管理。
以离线方式归档录音录像电子文件的，要以手工方式完成著录、制作离线归档载体和归档程序等工作。一是要采用WPS电子表格、EXCEL等著录电子文件，除前述需在管理系统中手工著录的项目外，还要著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、摄录日期、计算机文件名等，著录文件要存储在保管期限或年度文件夹中；二是按终端计算机存储结构要求制作离线归档载体，并在包装盒上注明载体编号、档案门类、归档年度、活动名称和电子文件数量等信息；三是交接双方要按照程序完成归档工作，档案部门要及时将文件及其著录信息导入管理系统。