研磨“工笔画”，文字上言简意赅
雕琢文字是讲话稿整理的 最后一步。整理讲话稿是对会前稿的完善提升，展现的不是 “写意图”而是“工笔画”，文字上力求精、准、新、实。文 字要精，主要是精简练达，不 拖泥带水。比如，在整理讲话稿时经常会看到这样的“倒叙”表述 ：“对某项工作进行研究部署”，实际上完全可以直接 写为“研究部署某项工作”。
文字要准，主要是准确客观，不可有错漏和谬误。比如，关于政治“三力”，前缀到底是“不断增强”“不断提升”还是“不断提高”？对照权威文件可知，规范提法应为“不断提高政治领悟力、政治判断力、政治执行力”。文字要新，主要是与时俱进，讲新话、谋新策、落新举，不可“炒冷饭”。有次整理综合考核总结会讲话稿，领导在现场笼统讲了一句“综合考核工作发挥了重要作用”，会后我们认真研究，将这句话整理为“综合考核工作发挥了指挥棒、记分牌、风向标和助推器的重要作用”，以形象的文字呈现出可感的工作。文字要实，主要是求真务实，不可玩文字游戏、作表面文章。比如，领导现场讲话时在某一部分使用了一个很生动的比喻，整理讲话稿时，为了达到“工整”的效果，非要在另外几个部分也刻意加上几个生造的比喻，实际并不贴切，这就有生搬硬套、画蛇添足之嫌。整理讲话稿，要敬畏文字、改进文风，做到层次分明、语句清朗、文字干净。
（作者单位 ：贵州省委办公厅）
责任编辑／刘延霞
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◎文/ 肖亿甫 文件收发需要注意些什么
文件收发是党政办公室工作的重要组成部分。机要员是文件的“搬运工”，必须严格遵守各项规章制度，做好一收一发，确保文件交换安全、保密、准确、及时。
收下级来文要“刚柔并济”。机要员应严格对照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等要求，对收到的公文进行初审。但文件纷至沓来，难免出现格式不规范甚至错误的情况，即使一一指出，再次递交的公文仍可能存在问题。若多次退回修改，就会影响公文流转效率。因此，
机要员要未雨绸缪，在电脑存备各类公文模板，需要时打印出来供送件人参考。此外，对于“可容忍”的小错误，如未写联系人，送件人单位又较远的，可以让送件人手写补上并提醒，机要员在收文登记簿上备注，若反复出现问题，则坚决以退文处理。
收文登记要“不厌其详”。登记来文应当对公文的主要信息和办理情况详细记载，除来文单位、文件标题、收文日期、承办科室及签收人外，还应加上收文渠道，如内网、邮寄（份数）、传真、某某转交等，这样既能把准公文来龙去脉，又能便于日后查找。
收文时间要“有的放矢”。来文渠道包括公文系统、传真、信箱等，稍不留神，就会迟收、漏收 ；时刻盯着，又很费时、费力。事实上，除急件即办外，其他公文可以“卡点查收”。如公文系统在上午、下午上班后和下班前各查看一次，一天四次，既能及时无遗漏处理公文，也能提高公文流转效率。同理，送文时间固定在上午、下午上班后一小时。不在快下班时送非紧急文件。
文件扫描不要“留白”。通过扫描仪将文件传输到内网电脑，有时会因双面扫描或技术故障导致扫出的文件有空白页。机要员应在核对扫描文件
时删掉空白页，再导出保存扫描文件。打印出来空白页不但浪费纸张，而且若一时疏忽未挑出，送文时会给人留下不细致不认真的印象。
标题命名不要“偷懒”。扫描导出后得到的是扫描仪自动命名的文件。有的单位嫌麻烦，不给文件重命名，直接就发了 ；或嫌文件名太长，只写“会议通知”“会议纪要”等偷工减料的短句。看似节约了时间，事实上大大增加了日后查找该文件的难度，同时也是工作作风不严谨的表现。
短信提醒不要“任性”。发文系统有短信提醒功能，有些单位“乱用”。为规避责任，不管什么时间，也不管公文紧急程度，都发短信提醒“请立即查收”，更有甚者只字不提文件名（保密要求除外），给对方造成很大压力。事实上，短信提醒应分为三种情况 ：一是非紧急的文件，不发短信提醒 ；二是需要知晓但不那么紧急的文件，发“ ×× 文件通过 ×× 系统已发送，请及时查收”，起到一个提醒作用 ；三是特提或其他必须马上办理的文件，才应该发“ ×× 文件通过 ×× 系统已发送，请立即查收”。