一套完整的保障体系
主会场和住地。选择主会场主要考虑容量能保证开幕式和闭幕式。选择住地则一要考虑代表和服务保障人员的数量，既要避免浪费经费，也要避免保障不足 ；二要考虑各住地到主会场是否交通便利、利于组织；三要选择一两个备用住地，一旦出现疫情等紧急情况可迅速组织人员转移。
交通。 主要是各代表团往返住地与主会场，以及其他集体活动的交通保障。代表团的集体交通，代表团工作人员要提前通知到位，组织人员按时上车并安排好交通引导。会议结束时，按照原来安排，组织人员有序返回。大会召开期间，集体活动的次数是可以预测的。要提前组织好车辆，保证必要的后备车。
文件。大会报告等材料，可以提前印制并按照相关保密要求进行管理，用后及时回收。但有的文件没法提前印制，需要等特定时间节点，才能安排印制。比如，委员、候补委员人选的名单还没有出来，选票就没办法印制。因此，要尽量把可以提前的准备工作做好，等条件具备后立即开始印制，按时送到并分发。
桌签、证件和座次图。 组织成百上千人的大会，桌签、证件和座次图是牵一发而动全身的要件。桌签、证件可以提前制作好，座次图可以提前画好，主席团成员的桌签、证件也可准备两套。但是，有两个变量是难以控制的。 一是大会请假情况。如果一个人无法出席会议，特别是主席台上有一个人无法出席会议，整个座次图都要调整。这就需要每天两次统计代表情况，尤其是在选举、开闭幕式等关键节点，准确掌握情况，及时做出调整。二是第一次全会上的人员名单，即委员和候补委员名单。闭幕会后，经过选举程序产生的委员和候补委员名单才能出来，这些人的桌签、证件和座次图才能开始制作。如果闭幕会和第一次全会之间间隔时间太短，压力就比较大。会务部门需要做好一切准备，用多台机器保障，等名单一出来，迅速制作桌签、证件和座次图，还要通知委员和候补委员相关会议信息。另外，针对证件丢失等突发情况和问题也要有预案。