开展综合协调的工作法
◎文/ 山西省委办公厅秘书处
用方案协调，在设计层面加强统筹；用分工协调，对职责任务优化细化；用调度协调， 分阶段目标协同推进；用规范协调，以细节标准促进提升。
大型会议活动筹备工作往往任务艰巨、头绪繁多、时间紧张，标准要求很高。深入高效的综合协调，能够发挥“四两拨千斤”的作用，实现筹备组织工作的有序推进。在实践中我们总结了综合协调的工作方法，重点围绕方案、分工、调度、规范等方面，分步骤、有计划推动任务落实，努力做到既周密细致部署，又科学统筹调度。
用方案协调，提升统筹质量
拟定总体方案，明确内容步骤。 紧紧围绕会议活动主题，按照工作安排和领导意
图，对筹备组织工作的总体思路、主要内容、实施步骤等进行准确说明。与相关方面进行充分的前期沟通，反复深入地对接讨论，方案审定后真正发挥统筹协调的作用，确保筹备工作运行顺畅、各项任务有章可循。
制订具体方案，推演重点环节。围绕全体会议、分组会议、交流讨论、现场观摩、会见宴请、合影等重要环节节点，分别制订具体方案。方案应内容完备、条理清晰，时间具体到某天某时某分，地点具体到某个楼层、某个会议室，人员范围界定精准，议程或日程安排合理顺畅。根据工作需
要，还应明确注意事项等细节安排，对意外情况的备选方案也应有所准备。
汇总分类方案，把握各口安排。加强同有关工作部门的沟通对接，及时了解、收集各专项工作的安排方案，包括会务组织、文稿起草、材料审印、新闻报道、乘车安排、食宿保障、安全保卫等。要把握总体部署精神，对各专项工作方案提出科学建议，确保各口工作全面推进、衔接顺畅。
用分工协调，优化职责任务
全面分解任务。及时组建工作机构，区分领域设立工作
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理论研究
小组，结合部门职能，协调配备各组牵头单位和负责人。全面梳理任务需求，对各块面、各层级 、各阶段工作科学分解，对各领域、各小组职责任务明确界定，形成完整清晰的分工条目或任务清单。
合理调配力量。根据任务性质和重要程度，在全面配齐工作人员的基础上，对部分领域的工作力量适当给予加强。比如 ，筹备大型会议适当加强会务组织、文稿起草力量，举办大型活动适当加强现场管理、后勤保障力量，重要接待任务适当加强行程设计、安全保密力量等。深入研判可能遇到的困难问题，真正把经验丰富、能力突出的工作团队调配到任务最需要的工作岗位。
逐人明确职责。 以工作机构各工作小组为单位，对全部工作人员的职责任务逐级逐项逐人进行明确。既要明确一个人承担的多项任务，也要明确一项任务由哪些人员共同承担，对共同承担任务的工作人员，还要明确牵头责任人以及具体的分工情况。通过逐一检点分工事项，确保参加人员各司其职、各尽其责，合力抓好工作落实。
用调度协调，分阶段推进目标
要准确把握组织筹备工作
的阶段性要求，对照会议活动的举办时间，倒排工期，分阶段、多渠道积极开展工作调度，进一步统一步调、统一行动。
电话调度，详细了解各口工作进展情况，及时作出针对性安排部署；会议调度，协商解决遇到的困难问题，督促各方面共同推进工作落实；现场调度，实地察看进展情况，模拟推演流程对接，研究设计台前幕后各类工作人员的点位安排，明确每名工作人员的岗位职责，包括调度指挥、现场管理、路线引导、通知解释等，确保每个时间段人员不缺位，每个值守点服务不缺席。
需要强调的是，调度协同的基础是多点沟通 ，要与有关方面建立不同层级的联系渠道，确保全天候、无障碍沟通，不断强化调度协调的快捷性、实效性。
用规范协调，提升细节品质
细节决定成败，决定品质 。只有注重严格规范工作细节，切实明确标准，做到有“范”可依，才能确保实现理想的工作质效。
规范时间。明确筹备验收时间口径一致，与会代表到会时间至少提前15分钟，工作人员到岗时间至少提前1小时。
规范地点。明确领导同志
会前集中的休息室、其他参会人员进入会场的路线入口、工作人员现场盯守及流程转换的点位安排等。
规范流程。 制作详尽的细化流程，对大型会议的会期会址、议程人员等要素进行简要描述，对重要活动的现场组织、场景转换等环节内容进行细化说明。
规范表述。严格审定主会标、回头标的文字内容，规范背景板、展示区、宣传墙、道路标牌、桌牌上的展示内容，对于发放的议程、安排等文字材料，认真校核内容，确保表述准确、格式规范。
规范证件使用。 细化出席证、列席证、嘉宾证、工作证、记者证、车辆通行证等证件分类，明确使用办法，严格发放范围，优化权限设置，理顺验证机制。
规范其他细节。 比如，规范着装，明确着正装、着便装以及着装不作要求的时段场合；规范位次，分别制作现场示意图、会场座次图、主席台席次图、合影位次图等；规范物品摆放，特别是会议桌上的物品摆放简洁统一，明确“话筒对人，座签偏左”，等等。
通过规范各类细节，不断提高综合协调的质效，确保筹备组织各项工作任务圆满完成。 责任编辑／李宇清
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